Panggilan konferensi: Tips persiapan, biaya, moderasi

Isi

• Apa itu panggilan konferensi?
• Bagaimana cara kerja panggilan konferensi?
• Penyedia panggilan konferensi
• Model harga yang berbeda untuk panggilan konferensi
• Berapa sebenarnya biaya panggilan konferensi?
• Apa yang Anda butuhkan untuk panggilan konferensi?
• Masalah umum dengan panggilan konferensi
• Bagaimana cara menghindari kesalahan di telekomunikasi?
• Tugas dan fungsi moderator
• Bagaimana cara kerja panggilan konferensi dengan ponsel?

Panggilan konferensi adalah alat yang sempurna untuk dengan mudah, cepat dan murah mendiskusikan masalah profesional dengan lebih dari dua orang - baik itu proyek atau presentasi. Upaya teknis yang terlalu besar tidak diperlukan untuk ini. Telepon atau ponsel sederhana sudah cukup untuk "Telco" modern. Namun, ada beberapa aturan penting untuk panggilan konferensi yang harus Anda perhatikan sebelumnya. Daftar periksa kami menunjukkan kepada Anda ...

Apa itu panggilan konferensi?

Konferensi telepon atau biasa disebut panggilan konferensi adalah pertemuan di mana Anda hanya dapat mendengar tetapi tidak melihat satu sama lain. Istilah telepon konferensi – juga dikenal dengan singkatannya Telko atau TK – biasanya digunakan untuk panggilan telepon dengan lebih dari dua peserta. Dengan tiga sampai empat peserta, seseorang berbicara tentang konferensi tiga arah atau konferensi empat arah. Segala sesuatu yang melampaui itu dalam hal peserta hanyalah perusahaan telekomunikasi. Selain itu, perbedaan dibuat dalam konferensi telepon menurut jenis koneksi:

• Prosedur panggilan masuk
  Para peserta masuk ke konferensi secara mandiri - dilengkapi dengan akses data yang sesuai - dan harus mengotentikasi diri mereka sendiri dengan PIN.
• Prosedur panggilan keluar
  Para peserta dipanggil oleh operator penyedia telekomunikasi atau oleh penyelenggara dan konferensi "diambil". Meskipun prosesnya lebih mudah, namun juga lebih mahal bagi penyelenggara karena ia juga menanggung semua biaya penyambungan.

Bagaimana cara kerja panggilan konferensi?

Panggilan konferensi dapat diatur dan diimplementasikan dengan cepat. Sementara itu, ada banyak - dalam beberapa kasus gratis - penyedia Telco di Internet (lebih lanjut tentang ini di bagian selanjutnya). Prasyarat besar tidak harus dipenuhi.

Sistem telepon modern tidak diperlukan. Hanya telepon atau ponsel sederhana yang diperlukan untuk rapat jarak jauh. Jadi jika Anda ingin memulai panggilan konferensi dengan tiga atau lebih peserta, Anda hanya perlu tiga langkah sederhana:

• Daftarkan panggilan konferensi
  Untuk memulai panggilan konferensi, Anda harus mendaftarkan panggilan konferensi ke penyedia yang dipilih. Registrasi ini biasanya hanya diperlukan satu kali dan biasanya sudah dapat dilakukan di situs web penyedia telekomunikasi. Untuk melakukan ini, Anda biasanya hanya memerlukan nama dan alamat email (penyedia gratis dapat menggunakannya secara komersial) - atau alamat penagihan (untuk penyedia telekomunikasi berbayar).
• Komunikasikan akses data
  Anda biasanya akan diberi apa yang disebut ruang panggilan konferensi. Semua peserta nantinya dapat dial ke ruang virtual ini. Untuk tujuan ini, ruang panggilan konferensi memiliki kunci data akses dua bagian - nomor telepon (nomor panggilan masuk) dan kode PIN konferensi (kode panggilan masuk, PIN panggilan masuk atau PIN konferensi). Dengan data, siapa pun dapat melakukan panggilan dari mana saja dengan ponsel, iPhone, atau smartphone lainnya.
• Mulai panggilan konferensi
  Jika semua peserta memiliki nomor dan PIN, Anda dapat memulai. Atur waktu, sambungkan, dan mulai panggilan konferensi. Biasanya dibutuhkan setidaknya dua peserta untuk memasuki ruangan. Beberapa penyedia telekomunikasi memiliki apa yang disebut sebagai pemimpin konferensi - kebanyakan karena alasan keamanan. Dia memiliki PIN pemimpin konferensinya sendiri dan juga orang yang mengaktifkan panggilan konferensi untuk semua orang. Sampai saat itu, peserta lainnya sering hanya mendengar musik yang ditahan.

Penyedia panggilan konferensi

Panggilan dari telepon rumah atau kantor Anda hanya menghubungkan Anda ke satu orang lain. Untuk panggilan konferensi dengan lebih dari dua peserta, Anda harus menggunakan penyedia atau perangkat lunak tertentu.

Yang mana yang Anda pilih tergantung di satu sisi pada harapan atau persyaratan penyedia Anda - di sisi lain, tentu saja, pada harga penawaran. Kami memperkenalkan Anda ke berbagai penyedia yang dengannya Anda dapat mengadakan panggilan konferensi:

• Panggilan konferensi Jerman
  Penyedia deutsche-telefonkonferenz.de mengiklankan dengan "panggilan konferensi gratis 100%". Jadi Anda tidak perlu membayar biaya tambahan apa pun, Anda hanya perlu membayar untuk panggilan telepon rumah. Setelah mendaftar, Anda akan menerima data akses melalui email dan dapat segera memulai. Jumlah peserta dan durasi konferensi tidak terbatas.
• Konferensi Cerdas
  Apakah Anda menggunakan banyak panggilan konferensi, untuk janji temu reguler, untuk pertemuan dengan pelanggan atau untuk bekerja dalam tim? Kemudian Anda dapat mengambil langganan bulanan untuk 9,90 dengan penyedia SmartConference. Hingga 5 peserta dapat bergabung dengan Telko dengan harga tetap ini. Untuk grup yang lebih besar ada tarif yang lebih mahal untuk maksimal 25 peserta.
• ada apa
  Tidak hanya pesan singkat, tetapi juga konferensi telepon melalui Whatsapp dimungkinkan. Di aplikasi, Anda dapat dengan mudah membuat panggilan grup dan menambahkan hingga tujuh kontak Anda. Mudah, cepat dan gratis. Ideal untuk pengguna pribadi, tetapi untuk beberapa perusahaan varian ini tidak cukup profesional. Selain itu, tentunya Anda harus terhubung dengan semua peserta melalui Whatsapp.
• Skype
  Layanan Microsoft Skype juga menawarkan fungsi untuk panggilan grup. Untuk melakukan ini, Anda harus menambahkan peserta yang diinginkan ke grup menggunakan kontak Anda atau pencarian. Setelah ini dibuat, Anda dapat memulai panggilan grup. Jika semua peserta menggunakan perangkat lunak Skype, jenis panggilan konferensi ini tidak dikenai biaya.
• Konferensi Bisnis Telekom
  Deutsche Telekom menawarkan layanan konferensi teleponnya sendiri, yang memungkinkan konferensi telekomunikasi dan web sederhana. Selain percakapan, dokumen juga dapat dibagikan atau presentasi ditampilkan. Ketika ditagih sesuai penggunaan, biayanya sekitar 10 sen per menit dan peserta. Panggilan konferensi selama 30 menit dengan 5 peserta akan dikenakan biaya sekitar 15 euro. Tetapi ada juga model tarif tetap untuk jumlah peserta yang berbeda.
• Meebl
  Meeble mengiklankan beberapa poin: gratis, tanpa registrasi, tanpa iklan, dan tanpa spam. Yang harus Anda lakukan adalah memasukkan alamat email Anda dan kode yang ditampilkan - ruangan untuk panggilan konferensi telah diatur dan dapat digunakan. Anda akan menerima nomor dial-in gratis dari Jerman, Austria dan Swiss. Jika Anda ingin mendukung layanan ini, Anda dapat memilih nomor yang dapat dikenakan biaya secara sukarela.

Penyedia lain (dikenakan biaya sebagian) dalam urutan abjad tanpa peringkat: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, Konferensi TeleMeet Rapat Suara, Woopla.

Model harga yang berbeda untuk panggilan konferensi

Meskipun banyak pilihan penyedia yang berbeda, model penetapan harga dapat dibagi menjadi dua kategori saja. Saat memilih solusi yang sesuai, Anda dapat memilih antara ini (dan penyedia terkait):

• Penagihan berdasarkan penggunaan
  Pembayaran dilakukan di sini per menit dan per peserta. Penyedia mengukur dengan tepat berapa banyak peserta yang dipanggil ke panggilan konferensi dan untuk berapa lama. Dikalikan dengan tarif yang disebutkan, ini menghasilkan jumlah faktur.
• Tarif tetap dengan berlangganan
  Harga tetap untuk digunakan dalam panggilan konferensi sesering dan selama yang Anda inginkan. Besarnya harga berlangganan berdasarkan jumlah peserta. Sekitar 10 euro per bulan untuk panggilan dengan hingga 7 pengguna.

Yang terbaik adalah mencari tahu opsi mana yang bermanfaat bagi Anda. Konferensi telepon yang sering dengan durasi yang lama dan banyak peserta secara signifikan lebih mahal pada varian pertama. Di sisi lain, jika Anda jarang mengundang Anda ke telco dalam kelompok kecil, Anda mungkin membayar terlalu banyak dengan tarif tetap.

Berapa sebenarnya biaya panggilan konferensi?

Banyak penyedia mengiklankan bahwa panggilan konferensi mereka gratis - pada pemeriksaan lebih dekat ini sering tidak sepenuhnya benar: Entah ada pembatasan jumlah peserta atau langkah pertama - pendaftaran - gratis. Bahkan jika tidak ada kewajiban kontrak atau biaya bulanan, biasanya ada biaya rendah per menit untuk waktu bicara selama panggilan konferensi.

Biaya mana yang timbul?, juga tergantung dari mana pelanggan masing-masing menyambung ke jaringan. Sebagai aturan, setiap peserta membayar biaya koneksi ke jaringan darat Jerman. Ini tergantung pada masing-masing penyedia telepon: Jika Anda memiliki tarif tetap di jaringan telepon rumah Jerman, Anda tidak perlu membayar biaya terpisah;

Namun, peserta dari luar negeri yang tidak memiliki persyaratan khusus untuk jaringan darat Jerman juga dimungkinkan. Tergantung pada penyedianya, ada juga pilihan pemimpin konferensi yang menanggung biaya konferensi telepon untuk semua orang. Dalam kasus seperti itu, langganan yang sesuai kemudian dikeluarkan.

Apa yang Anda butuhkan untuk panggilan konferensi?

Sebelum Anda memilih penyedia panggilan konferensi yang tepat, Anda harus membuat beberapa pemikiran formal tentang panggilan konferensi itu sendiri. Kriteria ini berdampak pada pilihan penyedia dan dengan demikian pada biaya panggilan konferensi:

• Jumlah peserta: Berapa banyak peserta yang mengikuti telco?
• Asal: Apakah penelepon dari luar negeri melakukan panggilan?
• Biaya: Siapa yang membayar biaya panggilan konferensi?
• Fungsi tambahan: Apakah Anda memerlukan layanan seperti kontrol web (untuk presentasi paralel) atau fungsi perekaman?

Sebagai aturan, panggilan konferensi standar dan penyedia cukup untuk sepuluh peserta. Namun demikian, Anda harus memberi perhatian khusus pada internasionalitas penelepon dan batasan jumlah peserta, jika tidak maka dapat dengan cepat menjadi mahal.

Masalah umum dengan panggilan konferensi

Meskipun teknologinya sederhana, ada yang salah dengan panggilan konferensi. Masalah umum meliputi:

• Kesulitan panggilan
  Dalam panggilan konferensi sering ada setidaknya satu orang yang gagal melakukan panggilan masuk - baik karena data akses salah (atau salah dicatat) atau karena perangkat lunak yang digunakan (misalnya dengan Skype) kedaluwarsa.
• koneksi
  Tidak ada yang bisa berbuat apa-apa, tetapi menjengkelkan ketika peserta berulang kali keluar dari panggilan konferensi dan harus melakukan panggilan lagi karena koneksi (radio) yang buruk, misalnya.
• Kebisingan latar belakang
  Jika peserta mendengarkan musik di latar belakang, jendela terbuka atau peserta lupa menekan tombol mute saat mereka berbicara dengan orang lain di kantor, itu sangat mengganggu.
• Disiplin bicara
  Karena tidak ada yang melihat satu sama lain, tidak ada komunikasi non-verbal yang memberi sinyal, misalnya, siapa yang akan menempati lantai berikutnya. Efek: Sulit untuk mengoordinasikan siapa yang berbicara kapan. Entah semua menjawab pertanyaan pada saat yang sama atau tidak sama sekali.

Bagaimana cara menghindari kesalahan di telekomunikasi?

Di bawah ini kami juga menyediakan dokumen PDF yang dapat Anda unduh secara gratis, yang berisi banyak tips untuk mempersiapkan dan mengadakan konferensi telepon. Ini akan menghindari kecelakaan yang mengganggu dan berkontribusi pada keberhasilan panggilan konferensi.

Unduh untuk menghindari kesalahan

Tugas dan fungsi moderator

Sebagai moderator, Anda memiliki peran khusus untuk dimainkan selama panggilan konferensi. Mereka membawa ketertiban untuk berbicara. Anda bertanggung jawab untuk tugas-tugas berikut:

• pembukaan
  Anda menyapa semua orang yang hadir. Mereka menjelaskan mengapa telekomunikasi berlangsung dan tentang apa yang akan terjadi di kursus selanjutnya.
• perkenalan peserta
  Jika ini bukan panggilan konferensi biasa atau jika ada peserta baru, Anda harus saling memperkenalkan satu sama lain untuk menciptakan suasana diskusi yang menyenangkan.
• koordinasi
  Tugas utama Anda adalah mengoordinasikan pidato individu dan mengarahkan diskusi. Hal termudah untuk dilakukan adalah memberikan (dan menarik) lantai kepada para peserta.
• waktu
  Perhatikan jam agar waktu panggilan konferensi tidak terlampaui. Pastikan bahwa agenda juga dikerjakan.
• Ringkasan
  Moderator menutup panggilan konferensi. Pada akhirnya, Anda harus meringkas hasilnya, menguraikan langkah-langkah selanjutnya dan menunjukkan kapan pertemuan berikutnya akan diadakan.

Bagaimana cara kerja panggilan konferensi dengan ponsel?

Pada prinsipnya, panggilan konferensi dengan ponsel atau iPhone tidak bekerja secara berbeda dari yang lain. Di atas segalanya, Anda harus memastikan bahwa ponsel Anda memiliki daya tahan baterai yang cukup - panggilan telepon yang lebih lama pada ponsel cerdas sering kali benar-benar menghabiskan energi. Anda juga harus memastikan sebelumnya bahwa kontrak telepon seluler Anda mencakup tarif tetap ke jaringan telepon rumah. Ini adalah satu-satunya cara untuk membuat panggilan konferensi benar-benar gratis untuk Anda.

Selama panggilan konferensi dengan ponsel Aplikasi seperti layanan messenger Whatsapp sangat disarankan. Baik pengguna iPhone dan pemilik smartphone Android dapat dengan mudah melakukannya tanpa aplikasi tambahan, karena ponsel mereka biasanya sudah menyertakan fungsi ini. Prinsipnya sama: Pertama, Anda harus menelepon seseorang yang harus menerima telepon Anda untuk dapat menambahkan peserta lebih lanjut melalui simbol telepon dengan tanda plus. Harap diperhatikan: semua peserta harus disimpan di ponsel mereka. Selain itu, panggilan konferensi terputus saat Anda menutup telepon.